工作忙昏頭，手邊事情一團亂，瑣碎的小事，總是在阻礙你的成功之道！現在你可以用「筆記清單」的方法，開始預先計畫，停止不必要的腦力浪費，快速找回你的時間主導權！職場工作大家一樣忙，如果你常常耗費心力在完成八成的瑣碎小事，當然沒有心力處理主要的事情，每天要做的事因此累積成小山，今天永遠在處理昨天的工作、或是彌補慌張完成而出錯的部分……。本書將解決你工作出錯、延遲、老是忙不過來的狀態，50個提案工作術，讓你提升3倍效率！◎就算時間再多也無法完成工作？是因為你沒做好「筆記排程」為什麼時間老是不夠用？因為你已經陷入忙亂的惡性循環了：期限將至→超時工作→精神渙散→忙中出錯→彌補錯誤→耽誤其他工作……。想要避免這樣的狀態不斷持續，得從問題的根本解決！打開你的筆記排程來檢視，這9個症狀是不是成為你的時間小偷！？就算很累回到家，也忍不住滑手機、上網、看電視，削減睡眠時間，讓自己隔天沒精神。解決方案：在你每周筆記上安排，至少有一天睡滿8小時，才能保持足夠的精神做事！明明知道這件事「很重要、非做不可」！但還是拖到最後才開始動手……解決方案：工作紀錄用性質做分類，從馬上就能做的事開始處理，做事就不會晚一拍！工作筆記明明有設截止日期，但到了快截止的時候才發現來不及了！？解決方案：做事要有計畫，除了截止日期，還要把開始的日期標示清楚！◎用「筆記清單」微調你的工作順序，找回時間主導權「徹底檢視自己的工作，並條列整理、規劃。」這樣的筆記很理所當然，實際上執行的人並不多，因為嫌麻煩、覺得不訂計畫也能趕上……。現在你可以決定要繼續疲於奔命地應付工作行程，或是將其清單化，徹底掌握進度與執行狀況！在工作截止日前，預留空檔來應對所有可能發生的意外。你得預料提交前會遇到的阻礙，設立彈性處理時間，才不會趕上提交期限卻出一堆問題。比起待辦事項，完成清單更能展現你的實戰績效。除此之外，只要查看完成清單，就可以知道是否會有突發狀況需要處理！以15分鐘為單位，客觀檢查一天的工作有沒有哪裡浪費太多時間。首先注意花費時間超過預期的工作，徹底了解自己是否有妥善運用一天。◎不斷追加緊急事件的「大忙人」，7方法教你完美應對！計畫永遠趕不上變化，手邊任務還沒結束，臨時安插的任務又一項一項擠進來，火燒屁股越來越失控了，怎麼辦？別急！７個方法幫你快速修正軌道，還可以從經驗中學習避免重蹈覆轍，面對難關一樣有好效率！重整：一週預留兩個小時空檔，行程不塞滿！遇到緊急的任務臨時加進來時，爆滿的行程才不會一口氣打亂所有工作節奏！分類：工作分四類，排定優先順序需要委託他人的事，處理時間得拉長就必須先處理，自己就能做的事則放到後面。暫停：用盡各種方法都無法決定時，嘗試全部先停止評估「沉沒成本」和「持續修正的成本」，與「從頭開始的成本」做比較，試著阻止更糟的事情發生。◎你的偉大夢想，就從每天早上五分鐘開始建立善用一早短短的時間打開筆記確認：今天一整天該如何應用。該如何過你未來想要的人生，透過白紙黑字可以不斷提醒自己朝著目標前進！寫下夢想的未來，就能進一步細想要如何實踐它不用描繪得太具體，目的是要設定方向，才知道為了實現生活你要如何動起來。階段性做足準備，有目標就不會盲目失去方向重視為準備而準備的規劃，並且保留一段時間，專門用來強迫自己思考、面對問題。不一定要有遠大的夢想，踏實完成眼前每一件小事也是大成就夢想可以不用大，只要自己有希望達成的事，就盡力去完成！推薦人‧商業週刊、蘋果日報職場專欄作家　謝文憲‧全職文字工作者與讀寫訓練講師　Zen大　目錄推薦序　提升工作效率，從停止不必要的腦力浪費開始前言　擺脫忙亂，擁有不出錯的人生第一章　忙不過來是老闆「太機車」，還是你與生俱來的「壞習慣」？【壞習慣1】沒有設定「起始點」，臨近截止日期才開始慌亂【壞習慣2】被動接下任務時，忘記自己為何而戰【壞習慣3】懶得列清單寫筆記，常做沒有計畫的行動【壞習慣4】非做不可的事，總是拖到最後一刻才開始【壞習慣5】「自己做比較快」、「不懂得拒絕」這兩類型工作永遠做不完【壞習慣6】把超忙掛嘴邊想博取認同，其實是在宣傳你自我管理太差【壞習慣7】盲目樂觀，沒有為自己留下「迴避風險的安全機制」【壞習慣8】每天加班都在處理「前一天被拖延的工作」【壞習慣9】想到什麼做什麼，用更多的時間彌補過去犯下的錯誤第二章　用9個SOP標準動作，俯瞰你所有「工作清單」【停下來】暫停的勇氣：用一分鐘阻斷惡性循環【理頭緒】治標不如治本，找到「忙亂」的根本著手改善【做八成】不必事事力求完美，設定你的「合格基準線」【想目的】分階段掌握整體概況，細節在其次【立即做】三分鐘就能完成的工作，你必須馬上做！【模式化】設定原則和套用模式，建構專屬於你的SOP【別猶豫】列清單決定你的工作範圍，就不會每件事都掉漆……【建自信】別為自己設限，未來掌握在自己手上【平常心】用最壞的打算，做最萬全的準備第三章　用筆記清單微調你的「工作順序」，找回時間主導權【清單1】每天早上最重要的5分鐘，寫下你今天的工作計畫【清單2】分享你的筆記，讓主管知道彼此的工作進度【清單3】設定起始日，才不會養成「明天再說……」的想法【清單4】一張表化解每件事都是「急件」的危機【清單5】小心隱藏關卡！在工作截止日前安插中途檢查點【清單6】用一條龍式的思考模式安排工作，減少遺漏和重複的作業【清單7】比起待辦事項，完成清單更能展現你的實戰績效【清單8】以15分鐘為單位，客觀檢視一天的工作狀況第四章　用「同步溝通法」，讓你的工作清單有效傳達每個人！五步驟溝通術，正確傳達訊息零落差依照「商、聯、報」的順序，讓你省下白作工的麻煩開會閒聊打亂排程…不得罪人的提醒方式怎麼做？用一點回話的藝術，委婉拒絕別人隨意丟來的工作孤軍奮戰嗎？這樣說話，讓同事成為你強而有力的後盾！提出大家共同的問題點，就能集結共識找到隊友根據對方想知道的內容正確做回應，就不會溝通失去交集「平、短、連」的說話技巧，能讓對方跟著你的步調走別侷限你的溝通模式，只要能傳達，甚麼方式都可以嘗試第五章　「斷、捨、離」排程法，讓你腦袋不再一團漿糊！【離字訣】兩種準備的模式，讓你擺脫「趕時間」的壞習慣【斷字訣】猶豫不決會讓你浪費時間停在原地，訓練自己當機立斷吧！【斷字訣】把會議的目的分成三個階段，就能建立共識並付諸行動【捨字訣】你的人生不該只有工作，學會「計畫性悠哉」喘口氣【離字訣】預留你的「B計畫」，不怕臨時有萬一【離字訣】運用零碎的時間思考，像是……【斷字訣】找出規則失控的週期，在影響還不大時逐一修正【離字訣】科技化時代得善用，讓Google Map為你模擬行動路線【捨字訣】定期淘汰雜物，只留下你真正會用到的東西第六章　不斷「被追加緊急事件」的你，7方法完美應對！【重整】行程不塞滿！預留兩個小時，調整延遲的進度【暫停】喊暫停的勇氣，能避免已發生的錯誤繼續錯下去【冷靜】劃分「15分鐘原則」讓你忙中不出錯【分類】將工作分四類，就能找出要「立刻執行」的任務【整理】積極改變現有狀態，一點一點的修正偏離的軌道【歸零】隨時確認工作目的，才不會偏離目標【檢視】察覺自己失去冷靜的徵兆，請他人幫忙提醒第七章　你的「夢想清單」，就從每天早上五分鐘開始建立寫下夢想的未來，你就能具體規劃出執行的方法慢工出細活，偶爾撇開效率更能確保你的工作品質別將「沒有動機」當藉口，該做的時候就得做找到做事的節奏，就算有突發狀況也不怕階段性的做足準備，你就不會盲目的失去方向不一定要有遠大的夢想，踏實的完成眼前每一件小事也是大成就再忙，也不要忘記傳達「感謝」的心意踏出步伐你才能前進，人生的道路得由你自己開拓推薦序 提升工作效率，從停止不必要的腦力浪費開始文╱Zen大（全職文字工作者與讀寫訓練講師）聽說大前研一的辦公用具、內衣褲襪，皆採買相同款式，為的是不浪費時間挑選，可以把心力節省下來，用在更重要的工作決策上。工作容易忙亂，甚至過勞，當中有一部分並不是因為工作量過多，而是經常見招拆招，每一件事情都耗費心神處理。浪費太多寶貴時間和腦力在不該浪費的地方，等到真正需要耗費時間和腦力的工作上門，卻已精疲力盡，做不動了。近年來腦科學研究發現，每個人每天可以用來思考與判斷的腦能量是固定的，決定一件小事雖然用掉的能量不多，但還是會消耗一定的腦能量。如果讓小事用掉大半的腦能量，大事恐因腦力不足而停擺或脫序。如果要讓工作有效率，應該試著將工作模組化，事先做好規畫、分類，裁切成適當的大小尺寸，減少浪費寶貴的腦能量，不要什麼事都要花精力判斷。別看不起工作中微不足道的小事，這些事會耽誤工作並耗損執行。職場中的菁英工作者，要不就將這些小事外包給助理，將心力放在重要大事上；要不就事先通盤思考，一次做好決定（再定期審視是否需要調整）。職場菁英能贏，靠的就是不浪費時間與腦力在小事上。該如何有效地管理日常工作中的大小事，好提升工作效率，優雅而不忙亂的工作，準時而不需要加班？吉山勇樹的《每天早上5分鐘，建立你的筆記清單》，很值得推薦。吉山在書中提醒讀者，不想疲於奔命地應付工作行程，一定要事先通盤思考與規畫工作流程的每一步，將其清單化，訂下工作的起迄日，預估執行工作所需的時間，再定期檢視已完成的成果，檢討修正。這套管理工作的流程與方法，和我十年來一直在用的工作進度管理技巧很像。每個月初，我會先將當月表定的工作分量和執行時間，全都羅列出來，每完成一件工作後就記錄下來，每天檢視當月工作未╱已完成比率，徹底掌握工作進度與執行狀況。每個月底自我檢討，再以此月工作成果制訂來月的工作目標與進度，不斷推進。根據我的經驗，精確執行工作管理的好處是，雖然工作量隨著入行時間不斷增加，但妥善安排的結果，仍能規律且有效地執行，不至於忙昏頭，更不會給自己安排忙昏頭的工作量。唯有一直維持高效率且不因忙亂而出錯的工作狀況，才能將意外降到最低，執行效率提到最高，在少錯多贏的狀況下，逐步成長且不斷創造獲益，成為職場上的一流菁英。吉田的書裡有很多具體可執行的建議，總是為工作忙亂而困擾的你，不妨花點時間閱讀本書，將書中技巧融入工作中吧！前言　擺脫忙亂，擁有不出錯的人生「每天要做的事情好多，搞得我好慌亂。」「因為出門時很慌張，結果忘記帶東西了。」「今天上班被突如其來的狀況弄得亂七八糟。」就像以上的情況，現代人不管在生活上或工作時，忙亂的情況總是不斷在發生。雖然大家對於這些狀態可能已經習以為常，但是本書的目的就是要教大家，要怎樣才能擺脫忙亂。因此，我想先好好定義「忙亂」的狀態。翻開字典，對於「忙亂」的定義，就是「慌張地引起騷動」。這讓人馬上聯想到一個人忙亂到無法冷靜的樣子。大家知道「忙」這個字是怎麼來的嗎？左邊「豎心旁」部首代表一顆心站著，而右邊的「亡」，則代表這顆心已經死了。因此所謂忙亂，就是指人忘記聆聽自己的心聲及感情，埋頭在眼前的事情上。此外，忙亂這種狀態，也可以解釋成慌張。大家在什麼時候，會變得很忙亂呢？早上準備上班時，很忙亂。工作截止期限快到時，很忙亂。遇到突發緊急狀況時，很忙亂。就像這樣，雖然每個人多少都有一些差別，但是容易慌張的情況大致都限定在以下這些時候：一、事前準備不足二、時間管理不足三、風險預估不足只要大家能夠了解自己最容易陷入哪一種狀況，就能夠「擺脫忙亂」。本書第一章會介紹忙亂的人擁有的症狀，第二章則是介紹避免忙亂要先做好的心理準備，第三章介紹避免忙亂的工作管理，第四章則是避免忙亂的溝通，第五章介紹避免忙亂的計畫和習慣，第六章是遇到忙亂時的緊急應變，第七章則是介紹不忙亂的生活方式。本書不只會教大家避免忙亂要做的心理準備和認知，也會毫不保留地教大家一些具體的方法。在閱讀的過程中，你會發現這本書介紹的內容，不只能夠運用在工作上，也可以運用在生活中。也就是說，人生很多事，其實道理都可以互通。因此，這可以說是為了讓大家能夠在人生中不迷失、保持冷靜、腳踏實地，並穩健行動的一本書。不過，光是在腦中理解這些道理，並不代表實際上一定做得到。事情不是因為理解所以做得到，而是因為做到了，所以能夠更理解。要是本書有任何一項要領會讓你想試試看，就請先付諸行動吧。希望這個動作，能夠為你的工作和人生，帶來更美好的變化。內文試閱第一章　忙不過，來是老闆「太機車」還是你與生俱來的「壞習慣」？【壞習慣1】沒有設定「起始點」，臨近截止日期才開始慌亂常常忙亂出錯的人最具代表性的症狀，就是除非期限快到了，否則他們無法開始做事。照理說，工作應該是越早完成越好。但是從許多企業看來，容易忙亂的人會很難開始做事，可能是因為他們提不起幹勁，也有可能是因為他們沒辦法專心工作。而且，這些原因與症狀又會相互影響，只要不打破這種惡性循環，忙亂的惡習就會無法消滅。讓我講得更具體一點。人只要提不起幹勁，工作時間就會越拖越長。要開始處理以前需要很多時間，開始動手到進入狀況，又需要很多時間。長時間下來，人們就會不斷累積疲勞。一旦累了，也就沒辦法集中注意力。因此，只要是需要集中精神處理的高難度工作，或是需要專心思考的事，人們就會一直拖延。結果就是截止期限越來越近，因而陷入瀕臨期限才開始忙亂處理的惡性循環裡。如果把循環過程整理得清楚一點，就會變成這樣：人因為工作期限快到了，而變得很忙亂→超時工作→不斷累積疲勞感→精神沒辦法集中→想要趕快解脫（沒有幹勁）→最後因為瀕臨期限而變得更忙亂老實說，以前我在當上班族的時候，也曾經讓自己陷入這種惡性循環中。◎不想常出錯，一週至少一天睡滿八小時對以前還在當上班族的我來說，每天加班與熬夜，都是很理所當然的事。但是長久下來，我開始有睡眠不足的問題，沒辦法集中注意力。也因此，我開始沒辦法兼顧一些原本可以處理好的工作細節和品質。因為當時的我，是以這種狀態在工作，所以每次主管在檢查我的工作成果時，我都會得到「這樣不行」的回答。不過，當時完全變成廢物員工的我，某天卻遇到了轉機。有位主管跟我說：「你給我一星期找一天睡滿八小時吧！」我想當時的我，八成已經滿臉倦容到讓人看不下去了。就我的理解，主管的意思是要告訴我，我應該消除疲勞，恢復原來的能力。所以後來我就訂定一個禁止加班日，一週至少一天，準時在六點下班，簡單吃吃晚餐，晚上十點就上床睡覺。只要睡到早上六點，就可以睡滿八小時。為了養成這個習慣，我有時會在回家前先去給人按摩，或是慢跑一下再回家，以幫助入眠。這項習慣讓我發現，就算加班日回到家，我還是會忍不住看電視或上網，這些小事都會削減我的睡眠時間，讓我沒時間恢復精神。其實人只要好好休息，就能用清醒的腦袋做事，自然就能集中注意力。懶散的工作態度會誘發忙亂。為了避免忙亂，先決條件就是讓自己維持好的做事狀態。【壞習慣2】被動接下任務時，忘記自己為何而戰前面講忙亂的惡性循環時有談到，人們工作忙亂時，容易「對工作缺乏幹勁」。人會提不起幹勁，很多時候是因為他們迷失了工作原本的目的。比方說，當你在做其他人指派的工作時，是否也曾想過，自己這麼做的目的是什麼？讓人有心付諸行動的根本動力，就是來自於找出這項行動的目的、意義與價值。例如：為了填飽肚子，所以人要吃飯；基於和所有會議的參與者共享資訊，所以要製作會議資料；因為這種東西只能在六本木之丘買到，所以無論多遠都要專程去買。因此，人只要沒辦法想像接下來的結果，就容易花很多時間與心力在開始動手上。而且做事時，什麼都不想的結果，也很容易與主管或客戶等委託人產生想法偏差，常常需要從頭再做一次。於是在時間不夠用的情況下，人就會陷入「忙亂」這種糟糕的狀況。◎痛苦在於，做了很多不需要做的事忙亂的人同樣也很容易犯下一種錯誤，就是擅自多想、多做很多事。在接到主管或客戶等人指示和委託時，我們如果只用自己的觀點做事，一定會與委託人產生認知落差。這樣做事，事後對方可能會覺得，「我不記得我有交代你這樣做」，或者「你做出來的結果和我想的完全不一樣」。這些工作上的差錯，很容易讓人變得更沒有幹勁。因此，為了不讓自己失去幹勁，我們也要盡可能減少被交代的工作。因為從另一個角度來看，忙亂的狀態，經常發生在被動接受他人賦予工作時。人只要做被他人賦予具有「差遣感」的工作、指示或命令，做事時就幾乎不會有自己的想法或目標。於是，這些事情就會變成「單純只是因為被差遣所以去做」，或者「沒有確認原本的重點或目的就去做」。但是這種時候，如果回頭看它原來的重點或目的，就會發現其實不必做的事情也很多。事實上，很多忙亂的人都有這種傾向，因為做了很多不做也沒關係的事，所以導致手上要做的事越來越多。【壞習慣3】懶得列清單寫筆記，常做沒有計畫的行動忙亂的人經常會說：「與其有時間訂定計畫，不如馬上開始行動」、「把要做的事列成清單太浪費時間了」、「光是做眼前的事就已經夠讓我費盡心力了。」但是最後的結果，他們大多會在事後後悔地認為，自己應該好好訂定計畫，或是先做好整體估算後再行動。做好事前準備、有計畫地處理工作，可以說是一種投資。投入時間具備的價值，就在於日後一定有辦法再回收相等的量。舉一個我客戶公司的例子。我為他們訂定了一項規定，那就是每個星期一都要花三十分鐘，規畫未來一週的工作。透過每星期花三十分鐘，有計畫地安排行程表，除了能讓每個人都掌握未來一週公司的流程，原本每天必須花一、兩個小時處理突發事件的時間，也因為事情大幅減少而幾乎不再需要，平均加班時間減少了三成。類似這樣的例子還有很多。公司只要每星期投資三十分鐘，就能為大家創造出兩個小時時間。由這個故事，我們就可以理解什麼叫做「欲速則不達」。◎想要工作有效率，你得學會停下腳步越想有效率地工作，越需要有勇氣暫停。雖然有人會對暫停工作有負面的印象，但是稍微暫停，並不是一種防守，而是一種進攻。人做事時，如果不偶爾放慢腳步、好好思考，日後一定會因此受到連累。我常常會在著作中或演講時，告訴讀者和聽眾「工作的順序」。大多數做事流暢、有效率的人，一定都擁有暫停的習慣。要是大家也想要培養這種習慣，就必須將這種習慣化為原則與規律。比方說，每個星期五下午五點四十五分到六點，固定用十五分鐘，預想並規畫下週的工作，並安排自己的行程表；或者規定自己每開始一項新工作，就先想想工作怎麼進行，並花一分鐘寫出來。只要能夠決定一種屬於自己的暫停方式，就能漸漸養成暫停的習慣。

吉山勇樹Hybrid諮商股份有限公司執行長。大學時代曾參與新創企業的創立及營運，畢業後在知名通訊事業公司擔任新興事業開發負責人。以專案經理的身份，提供以虛擬行動網路（MVNO）為首的行動系統解決方案、規畫客戶關係管理（CRM）策略、建立新營業部門等，在各項專案上都十分活躍。之後，擔任培育人才顧問公司的董事及社長，然後自行創業。一年當中，超過兩百天為企業、團體舉辦研習與演講，更協助兩百家以上的公司，在組織活化、業務改善、專案諮詢、減少加班及增加工作效率等方面，獲得實際成效。現在，與國立大學共同推動提升社會人士基礎能力的專案計畫（經濟產業省），事業範圍非常廣泛。著作有銷售突破12萬冊的《犀利員工零加班！3倍效率工作術》，以及《一定做得到的效率工作法》、《搶得先機！提升3倍效率的工作預測力》等。譯者易起宇　　台大經濟系畢業。日劇迷，自學日文超過10年，平時以在網路上幫網友翻譯日語為樂。譯作有《如何看懂一支股票的題材＆故事》、《漲跌，我都要賺》、《回話的藝術》、《黑心券商和政府不告訴你的大跌徵兆》、《交辦的勇氣》、《賺100%的紀律投資法》等。

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